Fakturaen ligger klar til betaling, men godkendelsen mangler. Måske venter den på en kollega, der er ude hos en kunde, eller også er det uklart, hvem der skal kontrollere leverancen. En kort forsinkelse kan hurtigt gøre resten af arbejdet mere besværligt. En tydelig arbejdsgang for leverandørbetaling gør det lettere at følge fakturaen fra modtagelse til bogføring.
Først skal fakturaen passe med leverancen
Når en faktura lander i indbakken, skal virksomheden først kontrollere, hvad den dækker. Er varen eller ydelsen kommet frem? Passer prisen med aftalen? Det lyder enkelt, men en uoverensstemmelse kan let blive overset, hvis fakturaen straks sendes videre til betaling.
Tag en faktura for kontorartikler: Medarbejderen kontrollerer, at varerne er leveret, og at beløbet svarer til bestillingen, før fakturaen sendes til godkendelse. Det er ikke kontrol for kontrollens skyld. Det giver virksomheden et bedre grundlag for næste skridt.
En praktisk løsning i arbejdet med leverandørbetaling er at sende fakturaen til den medarbejder eller afdeling, der kender købet. Derefter godkender en ansvarlig den, før den lægges til betaling. Mangler der oplysninger, bør fakturaen vente, til sagen er afklaret. Den regel kan spare virksomheden for mange mails frem og tilbage.
Forfaldsdatoen skal passe ind i virksomhedens hverdag
Forfaldsdatoen er et godt pejlemærke, men den skal ses i sammenhæng med virksomhedens øvrige regninger og likviditet. Uden overblik kan en vigtig faktura let drukne i den daglige strøm af betalinger.
En virksomhed kan for eksempel gennemgå leverandørfakturaer på en fast ugedag. Medarbejderen tjekker forfaldsdatoer og godkendelser og gør betalingerne klar. Så bliver det lettere at opdage fakturaer, der snart skal betales, uden at hver regning skal en særskilt tur gennem organisationen.
En fælles betalingsplan kan vise, hvad der er godkendt, hvad der afventer, og hvad der snart forfalder. Der bør også være plads til hastebetalinger, når en konkret situation kræver det. Efter min mening er en fast rytme bedre end et system, der ser flot ud på papiret, men aldrig bliver brugt.
Når noget ikke stemmer, skal processen kunne standse
Hvis beløbet afviger fra aftalen, skal betalingen sættes på pause, mens medarbejderen undersøger forskellen med leverandøren. Det kan skyldes en fejl, en ændring i bestillingen eller en misforståelse. Først når sagen er afklaret, kan fakturaen gå videre.
Det samme gælder, hvis fakturaen mangler oplysninger, eller leverancen ikke svarer til bestillingen. Notér, hvad der mangler, og hvem der følger op. Uden en tydelig ansvarlig kan sagen ende mellem indbakker, mens betalingsfristen nærmer sig. Det er næppe den bedste opskrift på et godt samarbejde med leverandøren.
En sammenhængende arbejdsgang gør det nemmere at se, hvor sagen står. Nogle trin kan automatiseres, for eksempel videresendelse til godkendelse eller påmindelser om fakturaer, der venter. Men når beløb eller leverancer afviger, skal en medarbejder stadig kontrollere sagen. Her er det bedre at stoppe op end at lade systemet køre videre på autopilot.
Fra betaling til afstemning uden løse ender
Når betalingen er gennemført, mangler afstemning og dokumentation. Betalingen skal kunne forbindes med den rigtige faktura, så medarbejderne senere kan se, hvad der blev betalt, og hvorfor. Det giver et bedre overblik i bogføringen og gør det lettere at svare, hvis en leverandør spørger til en regning.
Forestil dig, at en kollega nogle uger senere skal finde dokumentation for en betaling. Når faktura, godkendelse og betalingsoplysning er samlet eller kan findes via en tydelig reference, er svaret hurtigt at finde. Ellers kan en enkel forespørgsel blive til en jagt gennem mails og mapper. Derfor fortjener dokumentationen lige så meget opmærksomhed som selve betalingen.
Ved manuel håndtering kan oplysninger blive tastet flere gange, og det kan være svært at se, hvor fakturaen står. En mere sammenhængende løsning samler modtagelse, kontrol, godkendelse, betaling og afstemning i ét forløb. Det kan mindske dobbeltarbejde og gøre det tydeligere, hvem der skal handle næste gang. På Nordflows ordbogsside om leverandørbetaling kan læseren finde en forklaring på begrebet og dets plads i virksomhedens betalingsproces.
Vil du vurdere jeres egen arbejdsgang? Følg en nylig faktura fra start til slut: Er leverancen kontrolleret, er godkendelsen tydelig, og er forfaldsdatoen synlig? Kan medarbejderne se, hvad der sker, når beløbet ikke passer, og kan betalingen senere afstemmes uden detektivarbejde? Hvis et svar er uklart, er det et godt sted at begynde. Små ændringer i ansvar og dokumentation kan gøre hverdagen mere overskuelig — og det mærkes også ved skrivebordet.
Se mere hos nordflow.io.